5 Konsekuensi Fatal Membuat Bupot Pegawai dengan NPWP Sementara yang Wajib Anda Tahu

Pendahuluan

Dalam praktik administrasi perpajakan, perusahaan sebagai pemotong pajak wajib menerbitkan Bukti Pemotongan (Bupot) PPh Pasal 21 atas penghasilan yang diberikan kepada pegawai. Idealnya, bukti potong dibuat dengan menggunakan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atau Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang sudah tervalidasi pada sistem Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Namun, dalam kenyataan di lapangan, tidak sedikit perusahaan yang menghadapi kendala karena pegawai baru belum memiliki NPWP aktif, atau NIK pegawai belum terintegrasi dengan sistem DJP. Dalam situasi tersebut, sistem perpajakan (Coretax) sering kali menyediakan NPWP sementara agar perusahaan tetap dapat melaksanakan kewajiban pemotongan pajak.

Meskipun terlihat praktis, penggunaan NPWP sementara menimbulkan sejumlah konsekuensi yang perlu dipahami oleh pemberi kerja maupun pegawai. Artikel ini membahas secara lengkap apa itu NPWP sementara, konsekuensi penggunaannya, serta langkah-langkah yang sebaiknya dilakukan untuk meminimalisir risiko administrasi dan hukum.

Apa Itu NPWP Sementara?

NPWP sementara adalah nomor identifikasi yang diberikan secara otomatis oleh sistem DJP/Coretax ketika data pegawai tidak dapat dipadankan dengan basis data pajak. Hal ini biasanya terjadi apabila:

1. Pegawai belum memiliki NPWP.
2. Pegawai sudah memiliki NIK tetapi belum diaktivasi sebagai NPWP.
3. Data NIK dan NPWP pegawai tidak sinkron pada sistem DJP.

Dengan adanya NPWP sementara, perusahaan dapat tetap membuat bukti potong bulanan atas PPh Pasal 21. Namun, nomor ini tidak sama dengan NPWP permanen, dan penggunaannya hanya bersifat teknis serta sementara.

Konsekuensi Penggunaan NPWP Sementara

1. Bukti Potong Tidak Terkirim Otomatis ke DJP Online Pegawai

Salah satu konsekuensi utama adalah bukti potong yang dibuat menggunakan NPWP sementara tidak akan terkirim secara otomatis ke akun DJP Online pegawai. Dengan kata lain, pegawai tidak dapat langsung mengakses bukti potong melalui sistem pajak. Perusahaan wajib memberikan salinan manual agar pegawai memiliki dokumen untuk pelaporan SPT Tahunan.

2. Data Tidak Terisi Otomatis pada SPT Tahunan

Bukti potong yang menggunakan NPWP sementara tidak muncul pada menu prepopulated data di DJP Online. Akibatnya, ketika pegawai melaporkan SPT Tahunan, mereka harus menginput data secara manual. Hal ini berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan, perbedaan perhitungan pajak, atau bahkan keterlambatan pelaporan.

3. Kendala dalam Penerbitan Formulir 1721-A1/A2

Pada akhir tahun, perusahaan wajib memberikan Formulir 1721-A1 atau A2 kepada pegawai sebagai bukti potong tahunan. Jika terdapat data pemotongan yang menggunakan NPWP sementara, sistem sering kali menolak atau tidak menarik data ke dalam formulir tersebut. Solusi yang umum dilakukan adalah membatalkan bukti potong lama dan membuat ulang menggunakan NPWP atau NIK yang valid. Proses ini tentu menambah beban administrasi.

4. Potensi Masalah dalam Kredit Pajak

Karena tidak terhubung dengan akun DJP pegawai, pemotongan yang dilakukan dengan NPWP sementara berpotensi tidak tercatat sebagai kredit pajak otomatis. Akibatnya, pegawai bisa merasa pajak yang telah dipotong tidak diakui, dan harus melakukan klarifikasi atau pembetulan saat melapor SPT.

5. Beban Administratif Tambahan

Bila perusahaan sudah terlanjur membuat bukti potong dengan NPWP sementara, maka ketika pegawai sudah memiliki NPWP permanen, perusahaan harus melakukan pembetulan. Proses ini meliputi:

• Membatalkan bukti potong lama.
• Membuat bukti potong baru dengan NPWP yang benar.
• Melakukan pembetulan SPT Masa jika diperlukan.

Tentu saja hal ini memakan waktu dan menambah pekerjaan administrasi bagi bagian HR atau payroll.

Butuh Bantuan Profesional?

Mengelola administrasi perpajakan perusahaan, terutama terkait bukti potong dan pembetulan data, sering kali memakan waktu dan berisiko tinggi bila tidak dilakukan dengan benar. Di sinilah Great Performance Consulting hadir sebagai mitra terpercaya.

Kami menyediakan layanan konsultan pajak dan payroll yang profesional, membantu perusahaan:

• Memvalidasi NPWP dan NIK pegawai sejak awal.
• Membuat serta membetulkan bukti potong dengan benar sesuai aturan DJP.
• Mengelola pelaporan SPT Masa dan SPT Tahunan tanpa risiko kesalahan.
• Memberikan pendampingan penuh agar perusahaan tetap patuh pajak dan terhindar dari sanksi.

Dengan dukungan tim ahli, Great Performance Consulting memastikan setiap proses perpajakan berjalan efisien, akurat, dan sesuai regulasi. Jangan biarkan administrasi pajak memperlambat kinerja perusahaan Anda, percayakan pada kami untuk solusi yang tepat dan profesional.

Rekomendasi untuk Perusahaan (HR/Payroll)

1. Validasi Data di Awal
   Saat merekrut pegawai baru, pastikan mereka sudah memiliki NPWP atau setidaknya NIK yang aktif. Proses validasi ini akan mencegah timbulnya kebutuhan penggunaan NPWP sementara.
2. Hindari Pemakaian NPWP Sementara Jika Bisa
   Gunakan NPWP sementara hanya sebagai opsi terakhir. Catat dengan jelas pegawai mana yang menggunakan nomor ini agar lebih mudah dilakukan pembetulan kemudian.
3. Berikan Bukti Potong Manual kepada Pegawai
   Karena bukti potong tidak akan terkirim otomatis ke DJP Online, perusahaan wajib menyerahkan dokumen secara manual untuk memastikan pegawai memiliki bukti resmi.
4. Segera Lakukan Pembetulan
   Jika pegawai sudah memiliki NPWP permanen, perusahaan sebaiknya segera membatalkan bukti potong lama dan membuat ulang. Hal ini untuk memastikan Formulir 1721-A1 dapat ditarik secara benar.
5. Koordinasi dengan Konsultan Pajak atau Vendor Payroll
   Jika perusahaan menggunakan aplikasi payroll atau pihak ketiga, pastikan mereka memahami prosedur pembatalan dan pembuatan ulang bukti potong yang terkait dengan NPWP sementara.

Rekomendasi untuk Pegawai

1. Segera Daftarkan atau Aktivasi NPWP
   Pegawai baru sebaiknya segera mendaftarkan diri agar memiliki NPWP permanen. Dengan begitu, pemotongan pajak akan tercatat langsung dalam akun DJP Online.
2. Periksa Bukti Potong dengan Teliti
   Jika perusahaan menggunakan NPWP sementara, mintalah salinan bukti potong dan simpan dengan baik untuk pelaporan SPT.
3. Isi SPT dengan Manual Bila Perlu
   Apabila bukti potong tidak muncul otomatis di DJP Online, pastikan Anda mengisi manual menggunakan data yang diberikan perusahaan.

Penutup

Penggunaan NPWP sementara memang memberikan jalan keluar praktis ketika perusahaan menghadapi kendala administrasi, terutama untuk pegawai baru atau ketika data NIK belum tervalidasi. Namun, konsekuensi yang muncul tidak bisa diabaikan.

Bukti potong yang tidak terkirim otomatis, tidak muncul dalam prepopulated SPT, serta risiko kredit pajak yang tidak tercatat adalah beberapa masalah yang bisa merugikan baik perusahaan maupun pegawai. Oleh karena itu, solusi terbaik adalah memastikan validitas NPWP atau NIK sebelum bukti potong dibuat.

Jika terpaksa menggunakan NPWP sementara, perusahaan wajib memiliki mekanisme pembetulan dan komunikasi yang jelas dengan pegawai. Dengan manajemen yang baik, risiko administrasi dapat ditekan, dan kepatuhan pajak tetap terjaga.

baca selengkapnya https://www.gpckonsultanpajak.com/7-perbedaan-penting-pelaporan-spt-tahunan-badan-di-era-coretax-vs-djp-online-yang-harus-anda-ketahui/

baca selengkapnya https://www.gpkonsultanpajak.com/4-alasan-utama-memakai-jasa-konsultan-pajak-yang-profesional.html